PAZAR TİCARET VE SANAYİ ODASI
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI POLİTİKASI
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI POLİTİKASI
1.Giriş:
1.1. Politikanın Amacı:
… PAZAR TİCARET VE SANAYİ ODASI (PAZAR TSO) Üyeleri , Birim Amir ve Müdürleri ve Tüm personelleri, Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası doğrultusunda, kişisel verilerin korunmasına ilişkin Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), sair mevzuat tarafından getirilmiş ilke, kurallara uymayı ve ilgili kişilerin haklarını korumayı taahhüt etmektedir. Bu amaçla, uygulanmak ve geliştirilmek üzere yazılı bir kişisel veri koruma politikası ve sistemi benimsemiştir.
Kişisel Veri Koruma Politikasının amacı, PAZAR TSO kişisel verilerin yönetiminde kendi standartlarını oluşturması ve gerçekleştirmesinin sağlanması; organizasyonel hedef ve yükümlülüklerin belirlenmesi, desteklenmesi, PAZAR TSO kabul edilebilir risk seviyesiyle uyumlu olarak kontrol mekanizmalarının tesis edilmesi; PAZAR TSO kişisel verilerin korunması alanındaki uluslararası sözleşmeler, Anayasa, kanunlar, sözleşmeler ve meslek kuralları uyarınca tabi olduğu yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve bireylerin menfaatlerinin en iyi şekilde korunmasıdır.
1.2. Politikanın Kapsamı:
İşbu politika, PAZAR TSO için hazırlanmış olup kurum bünyesinde verilen hizmetleri kapsamına almaktadır. Politika hükümleri, PAZAR TSO ‘nın faaliyet konuları ve çalışma alanlarında kişisel verilerin işlenmesi süreçlerine dahil olan tüm bilgi sistemlerini ve alt bilgileri, sözleşmeleri, çevre ve fiziksel alanları ve tüm bunlar için üretilen sistem ve düzenlemeleri kapsamaktadır. Bu politika tüm departmanları, müdürlükleri, her türlü hizmeti veren oda çalışanlarını, stajyer ve sözleşmeli personeli kapsamaktadır. KVKK veya bu politikayı ihlal edici her türlü eylem ilgili mevzuat kapsamında değerlendirilir ve bu doğrultuda yaptırımlar uygulanır.
PAZAR TSO ‘nın kişisel verilere erişimi veya erişme ihtimali bulunan çözüm ortakları, kamu kurumları, sigorta şirketleri ve PAZAR TSO ile çalışan tüm üçüncü taraflar bu politikayı okumaya ve politikaya uymaya davet edilir. Ayrıca İlgili Politikaya www.pazartso.org.tr/kvkk adresindende ulaşılabilir. Üçüncü taraflar, kişisel verilerin korunması konusunda en az PAZAR TSO kadar güçlü ve yeterli standartlara sahip bir sistem ile kişisel verilerin korunmasını sağlamalıdır. Üçüncü taraflar ile PAZAR TSO arasında kişisel verilerin korunması kapsamındaki yükümlülükler ve bunlara ilişkin denetim hakkını içeren yazılı bir gizlilik anlaşması yapılacaktır. Üçüncü taraflar gizlilik anlaşması imzalanmadan PAZAR TSO tarafından işlenen kişisel verilere erişim sağlayamaz. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası ile birlikte PAZAR TSO benimsediği veri güvenliği ilkeleri sürdürülebilir kılınmış olacaktır.
1.3. Politikanın Hedefi:
PAZAR TSO Politikası ile oda bünyesinde kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi ve korunması konusunda farkındalığın oluşması hedefi doğrultusunda gerekli sistemleri oluşturmak ve mevzuata uyumunu temin etmek için gereken düzenin kurulmasını amaçlanmaktadır. Bu kapsamda Politika ile KVK Kanunu ve ilgili mevzuat ile ortaya konulan düzenlemelerin uygulanması bakımından yol gösterme hedefi gözetmektedir.
1.4. Tanım ve Kısaltmalar:
|
Oda: PAZAR TİCARET VE SANAYİ ODASI
|
|
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye ve özgür iradeye dayanan, tereddüte yer bırakmayacak açıklıkta, sadece o işlemle sınırlı olarak verilen onay.
|
|
Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
|
|
Çalışan: Oda personeli.
|
|
İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
|
|
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
|
|
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin, ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkumiyeti, güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.
|
|
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
|
|
Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.
|
|
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.
|
|
KVK Kurulu: Kişisel Verileri Koruma Kurulu.
|
|
KVK Uyum Süreci: PAZAR TSO tarafından yürürlüğe konulmuş, kişisel verilerin korunmasına ilişkin mevzuat ile uyumluluğun sağlanmasına ilişkin program.
|
|
KVK Kurumu: Kişisel Verileri Koruma Kurumu.
|
|
KVKK: 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
|
|
Politika: PAZAR TİCARET VE SANAYİ ODASI Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası.
|
|
Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası: Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi, Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik gereğince, PAZAR TSO tarafından kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yapılmış olan “PAZAR TSO Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası”.
|
|
Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda tekrar eden aralıklarla gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.
|
|
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP): Her türlü ticari, hukuki yazışma ve belge paylaşımlarınızı gönderdiğiniz biçimde koruyan, alıcının kim olduğunu kesin olarak tespit eden, içeriğin kesinlikle değişmemesini ve içeriği yasal geçerli ve güvenli, kesin delil haline getiren sistemdir.
|
|
Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi: Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi.
|
|
VERBİS: Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi.
|
1.5. Kişisel Verilere İlişkin Görev Dağılımı:
Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin Görev Dağılımı
|
Unvan
|
Birim
|
Görev
|
|
|
|
|
|
KVK Komitesi
|
Oda tarafından kişisel verilerin korunmasına ilişkin uyum sürecinde belirlenen kişilerden oluşan komite
|
Politika’nın hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi, ilgili ortamlarda yayınlanması ve güncellenmesinden sorumludur.
|
|
Departman Sorumluları
|
İnsan Kaynakları, Muhasebe- Finans, Tescil , Sicil , Kayıt , Genel Sekreterlik
|
Görevlerine ve gizlilik sözleşmelerine uygun olarak Politikanın yürütülmesinden sorumludur.
|
|
İrtibat Kişisi
|
Veri Sorumlusu tarafından atanan kişi
|
Politikada yer alan hususların VERBİS sistemine uyumlu şekilde düzenlenmesi ve bildirimlerin yapılmasından sorumludur.
|
2. Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin Hususlar:
2.1. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması:
Tüm personel ve çalışanlar, PAZAR TSO tarafından işlenen ve kendi sorumluluklarında olan verilerin güvenli olarak tutulmasını ve gizlilik sözleşmesi imzalamadıkça üçüncü tarafa açıklanmamasını sağlamakla yükümlüdür.
Kişisel verilere, yalnızca bunlara erişimi gerekli olanlar erişebilmektedir. Kişilere özgü erişim yetkilerine ilişkin bilgiler üçüncü kişiler ile paylaşılamaz. Kişisel verilere ilişkin bilgi güvenliği ile ilgili olaylar KVK Komitesi’nce kesin olarak tespit edildiğinden itibaren en kısa süre ve en geç 72 saat içerisinde KVK Kurulu’na bildirilir. İş bu politikanın 12. maddesinde belirtilen “İhlal Durumu İle Karşılaşılması Halinde Yapılacaklar” başlığı altındaki tedbirler ayrıca alınır.
Kişisel Verilerin Bulunduğu Ortamlar:
|
Elektronik Ortamlar
|
Elektronik Olmayan Ortamlar
|
- Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veri tabanı, web, dosya paylaşım, vb.) Yazılımlar (ofis yazılımları.)
- Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, anti virüs vb.)
- Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü)
- Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.)
- Optik diskler (CD, DVD vb.)
- Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.)
|
- Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi
- Kağıt
- Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları, ziyaretçi giriş defteri)
- Yazılı, basılı, görsel ortamlar
- Birim dolapları
|
2.2. İlgili Kişinin Haklarının Gözetilmesi:
İlgili Kişiler PAZAR TSO nezdindeki veri işleme faaliyetleri ve kayıtlara ilişkin olarak Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun’un 11. maddesinde ve iş bu politikanın 11. başlığının 1. maddesinde açıkça sayılan haklara sahiptir. PAZAR TSO kişisel verilerin işlenmesi esnasında ilgili kişilerin tüm haklarını gözeterek faaliyetlerini sürdürmektedir.
2.3. Departmanların Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Konusunda Farkındalıklarının Arttırılması Ve Denetimi:
PAZAR TSO kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve verilerin muhafazasının sağlanması için çalışanlarına ve yetkili satış noktalarına gerekli farkındalık eğitimlerinin düzenlenmesini sağlamaktadır. PAZAR TSO yerleşkelerine KVKK kapsamında farkındalığın artırılması için farkındalık tabloları asılmaktadır. Ayrıca KVKK İle ilgili tüm aydınlatma metinleri ve diğer metinler www.pazartso.org.tr/kvkk adresinde de yayınlanmakta kullanıcıların bilgilendirilmesi sağlanmaktadır.
2.4. İş Ortakları ve/veya Tedarikçilerin Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Konusundaki Farkındalıklarının Arttırılması ve Denetimi:
PAZAR TSO kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için iş ortaklarına ve/veya tedarikçilere yönelik gerekli dokümanların düzenlenmesini sağlamaktadır. Bunların yanında gizlilik taahhütnameleri imzalanarak karşılıklı farkındalık sağlanmaktadır.
3. Kişisel Verilerin İşlenmesinde İlkeler ve Uyulacak Kurallar:
3.1. Kişisel Verilerin Mevzuatta Öngörülen İlkelere Uygun Olarak İşlenmesi:
1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme:
PAZAR TSO bünyesinde ilgili kişilerin kişisel verileri dürüstlük kurallarına uygun, şeffaf ve aydınlatma yükümlülüğü çerçevesinde işlenmektedir.
2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama:
İşlenen verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamak için veri işleme prosedürlerinde gerekli tedbirler alınmakta, İlgili Kişiye verilerini güncellemesi ve var ise işlenen verilerindeki hataların düzeltilebilmesi için başvuru imkanı sunulmaktadır.
3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme:
PAZAR TSO tarafından kişisel verilerin kapsamı ve içeriği açıkça belirlenmiş, mevzuat ve ticari hayatın olağan akışı çerçevesinde faaliyetlerini sürdürmek için belirlenen meşru amaçlar dahilinde kişisel veriler işlenmektedir.
4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma:
Kişisel veriler açık ve kesin olarak belirlenen amaçlarla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işlenmektedir. İlgili olmayan veya işlenmesine ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılmaktadır. Bu nedenle, yasal gereklilik olmadığı sürece özel nitelikte kişisel verileri işlememekte veya işlememiz gerektiğinde konuya ilişkin aydınlatmalar yapılarak açık rızalar alınmaktadır.
5. İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan veya İlgili Mevzuatta Öngörülen Süre Kadar Muhafaza Etme:
Mevzuattaki birçok düzenleme kişisel verilerin belirli bir süre saklanmasını zorunlu kılmaktadır. Bu nedenle, işlenen kişisel veriler ilgili mevzuatta öngörülen veya kişisel verilerin işlenme amaçları için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır.(Bu süreler VERBİS KVKK Sisteminde Bildirilmiştir.)
Mevzuatta öngörülen saklama süresinin sona ermesi veya işleme amacının ortadan kalkması durumunda kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Saklama sürelerine ilişkin ilkeler ve süreçler işbu politikanın 4.3 maddesinde detaylarıyla açıklanmaktadır.
3.2. Kişisel Verilerin, KVKK’nın 5. Maddesinde Belirtilen Kişisel Veri İşleme Şartları İle Sınırlı Olarak İşlenmesi
Kişisel veriler, KVKK’nın 5. Maddesinde belirtildiği üzere; kanunlarda açıkça öngörülmesi, fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması durumlarında ve bu şartlarla sınırlı olarak işlenmektedir.
3.3. İlgili Kişinin Aydınlatılması ve Bilgilendirilmesi:
PAZAR TSO tarafından, kişisel veriler toplanırken; öncelikle KVKK’nın 10. maddesine ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ’e uygun olarak ilgili kişiler açıkça bilgilendirilerek aydınlatılmaktadır. Aydınlatma metinlerimizde;
- Şirketin unvanı, açık adresi ve iletişim bilgileri,
- Mevcut ise temsilci kimliğine ilişkin bilgiler,
- Kişisel veri kategorileri,
- Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
- İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
- Verileri toplama yöntemi ve hukuki sebebi,
- İlgili kişinin KVKK’nın 11. maddesinde sayılan hakları, şeklinde alt başlıklar ve içerikleri yer almaktadır. Aydınlatma metnimizde yukarıda yer alan bilgilerin dışında başvuru yöntemleri de sayılmıştır. Bu yöntemler sayesinde Kişisel Verilerin Korunmasında şeffaf ve ulaşılabilir olunması hedeflenmiştir.
Oda olarak kamuoyuna açık olan işbu Politika’nın açık, anlaşılır, kolay erişebilir olmasına özen gösterilmektedir.
Ayrıca, çalışanlar, çalışan adayları, ziyaretçiler, müşteriler ve kamera sistemleri için Kişisel Verilerin Korunması Kanunu hakkındaki “Aydınlatma Metinlerini” internet sitesi (https://www.pazartso.org.tr/kvkk ) üzerinden incelenebilecektir.
3.4. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi:
Özel nitelikli kişisel veriler kanunlarda sınırlı sayıda öngörülmüştür. Bu verilerin işlenebilmesi için kanun maddeleri ve KVK Kurulu’nun öngördüğü idari ve teknik tedbirler alınmak suretiyle verilerin korunması sağlanmaktadır. Bu kapsamda, özel nitelikli kişisel verilerin (ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançları, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri) ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesi kanunen yasaktır. Sağlık ve cinsel hayat dışındaki kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilecektir. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurul ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebilecektir.
4. PAZAR TSO Tarafından İşlenen Kişisel Verilerin Sınıflandırılması, İşleme Amaçları ve Saklama Süreleri:
4.1. Kişisel Verilerin Sınıflandırılması:
4.1.1. Kişisel Veriler:
Kişisel veriler; kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgilerdir.
Kişisel verilerin korunması sadece gerçek kişiler ile ilgili olup tüzel kişilere ait, içerisinde gerçek kişiye ilişkin bilgi içermeyen bilgiler kişisel veri korunması dışında bırakılmıştır. Bu nedenle işbu Politika tüzel kişilere ait verilere uygulanmaz.
|
Kişisel Veri Kategorileri
|
Alt Başlıklar ve Açıklamalar
|
|
Kimlik
|
Ad soyad, T.C. kimlik numarası, uyruk bilgisi, anne adı-baba adı, anne kızlık soyadı, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet gibi bilgileri içeren ehliyet, nüfus cüzdanı ve pasaport gibi belgeler ile vergi numarası, SGK numarası, imza bilgisi, taşıt plakası v.b. bilgiler.
|
|
İletişim
|
İletişim bilgileri; telefon numarası, adres, e-mail adresi, faks numarası vb. kişisel verilerdir.
|
|
Lokasyon
|
Bulunduğu yerin konum bilgileri v.b
|
|
Özlük
|
Bordro bilgileri, disiplin soruşturması, işe giriş-çıkış belgesi kayıtları, özgeçmiş bilgileri, performans değerlendirme raporları vb.
|
|
Hukuki İşlem
|
Adli Makamlarla yazışma bilgileri, dava dosyalarındaki bilgiler.
|
|
Müşteri İşlem
|
Fatura, senet, çek bilgileri, talep bilgisi, sipariş bilgisi vb. müşterilere ilişkin verilerdir.
|
|
Fiziksel Mekan Güvenliği
|
Çalışanların ve ziyaretçilerin giriş çıkış kayıtları, kamera kayıtları.
|
|
İşlem Güvenliği
|
İnternet sitesi giriş çıkış bilgileri, Ip adresi bilgileri, şifre ve parola bilgileri.
|
|
Risk Yönetimi
|
Ticari, teknik, idari risklerin yönetilmesi için işlenen bilgiler v.b.
|
|
Finans
|
Bilanço bilgileri, malvarlığı bilgileri.
|
|
Mesleki Deneyim
|
Diploma bilgileri, gidilen kurslar, Meslek içi eğitim bilgileri, transkript bilgileri, sertifikalar.
|
|
|
|
|
Görsel ve İşitsel Kayıtlar
|
Görsel ve işitsel kayıtlar
|
|
Özel Nitelikli Kişisel Veriler
|
KVKK’nın 6. maddesinde belirtilen veriler (örneğin; kan grubu da dahil sağlık verileri, biyometrik veriler, din ve üye olunan dernek bilgisi gibi).
|
4.1.2. Özel Nitelikli Kişisel Veriler:
Kişilerin, ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları ile kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyelikleri, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel verilerdir.
4.2. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları:
Oda olarak kişisel verileri sayılanlarla sınırlı olmamak üzere aşağıda sayılanlarla benzer amaçlar için işlemekteyiz:
- Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
- Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
- Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
- Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
- Çalışan Memnuniyeti Ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi
- Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
- Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
- Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Depo Yönetiminin Sağlanması
- Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Elektronik Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
- Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
- Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
- Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
- Firma / Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi
- Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini
- Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
- Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
- Hukuki Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
- İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
- İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
- İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi
- İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Kalite Standartlarının Sağlanması
- Kurum Binasına Giriş ve Çıkışların Kontrol Altında Tutulması ve İzinsiz Girişlerin Engellenmesi
- Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
- Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
- Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
- Mal / Hizmet Üretim ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi
- Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
- Mal Kaynaklarının Güvenliğinin Temini
- Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi
- Müşteri Nezdindeki Güvenilirliğin Arttırılmasıx
- Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi
- Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
- Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
- Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
- Stratejik Planlama Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Sosyal Sorumluluk Ve Sivil Toplum Aktivitelerinin Yürütülmesi
- Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
- Talep / Şikayetlerin Takibi
- Taşınır Mal ve Kaynakların Güvenliğinin Temini
- Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
- Tedarikçi İlişkiler Yönetim Süreçlerinin Yürütülmesi
- Ücret Politikasının Yürütülmesi
- Ürün Faturalarının Düzenlenmesi
- Ürün Politikasının Yürütülmesi
- Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi
- Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
- Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması ve Takibi
4.3. Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri:
Kişisel veriler mevzuatta öngörülen saklama süreleri saklı kalmak kaydıyla, kişisel verilerin işleme amacının gerektirdiği süre boyunca saklanmaktadır. Resmi internet sitesinde yayınlanan PAZAR TSO Saklama ve İmha Politikası içeriğinde saklama ve imha sürelerinin detaylarına yer verilmiştir.
Kişisel veriler birden fazla amaç ile işlenmesi hallerinde, verinin işleme amaçlarının ortadan kalkması veya İlgili Kişinin talebi üzerine verilerin silinmesine mevzuatta bir engel olmaması durumunda veriler silinir, yok edilir veya anonimleştirilerek saklanır. Yok etme, silme veya anonimleştirme hususlarında mevzuat hükümlerine ve KVK Kurulu kararlarına uyulur.
4.3.1. Kişisel Verilerin Saklanmasına İlişkin Alınan Tedbirler:
4.3.1.1. Teknik Tedbirler:
Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin alınmış bulunan teknik tedbirler aşağıda belirtilmiştir.
- Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
- Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
- Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
- Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
- Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
- Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
- İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
- Kağıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir.
- Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
- Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
- Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
- Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
- Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
- Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
- Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
- Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
- Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
- Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.
4.3.1.2. İdari Tedbirler:
Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin alınmış bulunan idari tedbirler aşağıda belirtilmiştir.
- Aydınlatma Metinleri (Çalışan, Çalışan Adayı, Müşteri, Kamera Sistemleri,) ve Açık Rıza Metinleri Hazırlandı.
- Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
- Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
- Departman Erişim Yetkileri Düzenlendi.
- Departman Kuralları Talimatı Hazırlanarak İlgili Tüm Bölümlere Bildirildi.
- Departman Bazı Kişisel Verileri Korumaya Yönelik Eğitim Verildi.
- Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
- Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
- Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin yönetmeliği hazırlanmıştır.
- İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
- Katmanlı Kamera Aydınlatma Metinleri Kameraların Bulunduğu Bölgelere Asıldı.
- Kişisel verilerin saklanması ile ilgili teknik ve idari riskler hakkında çalışanlar bilgilendirilerek farkındalık yaratılmakta, Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
- Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
- Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
- Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
- Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
- Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
- Kurum içi periyodik ve / veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
- Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir
- Personel Görev ve Unvan Listesi Hazırlandı.
- Sözleşmeler KVKK İle Uyumlu Hale Getirildi.
5. Kişisel Verilerin Güvenliği:
5.1. Kişisel Verilerin Güvenliğine İlişkin Yükümlülükler:
Kişisel verilerin;
- Hukuka aykırı işlenmesinin önlenmesi,
- Hukuka aykırı erişiminin önlenmesi,
- Hukuka uygun olarak saklanmasının sağlanması için PAZAR TSO tarafından teknolojik olanaklar ve uygulama maliyetlerine göre idari ve teknik tedbirler alınmaktadır.
5.2. Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı İşlenmesini Önlemek İçin Aldığımız Tedbirler:
- Odamız içerisinde rastgele ve/veya periyodik denetimler yapılmakta ve yaptırılmakta,
- Çalışanlara kişisel verilerin korunmasına ilişkin periyodik olarak farkındalık eğitimleri verilmekte,
- Odamızın yürüttüğü faaliyetler, detaylı olarak tüm departmanlara özgü olarak değerlendirilmekte, söz konusu değerlendirme sonucunda ilgili birimlerin gerçekleştirdiği faaliyetler özelinde kişisel veriler işlenmekte,
- Kişisel verilerin işlenmesi amacıyla üçüncü kişilerle iş birliği yapıldığı hallerde kişisel verileri işleyen şirketler ile yapılan sözleşmelerde; kişisel verileri işleyen kişilerin, gerekli idari ve teknik tedbirleri almasına ilişkin hükümlere yer verilmekte,
- Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak ifşa edilmesi veya veri sızıntısı olması halinde KVK Kurulu’na durumu derhal (72 saat içerisinde) bildirerek bu hususta mevzuat tarafından öngörülen incelemeler yapılmakta ve tedbirler alınmaktadır.
5.2.1. Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişimi Engellemek İçin Alınan Teknik ve İdari Tedbirler:
Kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için;
- Teknik uzmanlığı olan çalışanlar istihdam edilmekte veya bu konu ile ilgili dışarıdan danışmanlık hizmeti satın alınmaktadır.,
- Teknik tedbirler periyodik olarak güncellenmekte ve yenilenmekte,
- Oda içerisinde erişim yetkilendirme prosedürleri oluşturulmakta,
- Alınan teknik tedbirlerin ve denetim süreçlerinin raporlanmasına ilişkin prosedürler belirlenmekte,
- Oda içerisinde kullanılmakta olan veri kayıt sistemleri mevzuata uygun şekilde oluşturulmakta ve periyodik olarak denetimleri yapılmakta,
- Çalışanlar kişisel verilere erişim ve yetkilendirme hususlarında eğitim almakta ve bilgilendirilmekte,
- Kişisel verilerin işlenmesi ve saklanması gibi faaliyetler amacıyla üçüncü kişilerle iş birliği yapıldığı hallerde kişisel verilere erişim sağlayan şirketler ile yapılan gizlilik sözleşmelerinde; kişisel verilere erişim sağlayan kişilerin, gerekli idari ve teknik tedbirleri almasına ilişkin hükümlere yer verilmekte,
- Kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemeyi sağlamak amacıyla teknolojik gelişmeler dahilinde güvenlik sistemleri kurulmaktadır.
5.2.2. Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı İfşası Durumunda Aldığımız Tedbirler:
Kişisel verilerin hukuka aykırı ifşasının engellenmesine yönelik, idari ve teknik tedbirler alınmakta ve ilgili prosedürlere uygun şekilde bu tedbirler güncellenmektedir. Kişisel verilerin yetkisiz olarak ifşa edildiğinin tespit edilmesi halinde, bu durumun İlgili Kişiye ve KVK Kurulu’na bildirilmesi için sistem ve alt yapılar oluşturulmaktadır.
Alınan tüm idari ve teknik tedbirlere rağmen hukuka aykırı bir ifşa gerçekleşmesi durumunda KVK Kurulu tarafından gerek görülmesi halinde, bu durum, KVK Kurulu’nun internet sitesinde veya başka bir yöntemle ilan edilebilecek yahut ilgilisine doğrudan bildirilebilecektir.
6. PAZAR TSO Tarafından Verileri İşlenen Kişi Grupları:
PAZAR TSO tarafından işlenen kişisel veriler aşağıdaki kişi gruplarına aittir;
- Çalışan,
- Stajyer
- Çalışan Adayı
- Denek
- Habere Konu Kişi
- Hissedar / Ortak
- Potansiyel Ürün veya Hizmet Alıcısı
- Tedarikçi Çalışanı
- Tedarikçi Yetkilisi
- Ürün veya hizmet Alan kişi
- Veli / Vasi / Temsilci
- Ziyaretçi
- Meclis ve Meslek Komitesi Üyeleri
- Yönetim ve Disiplin Kurulu Üyeleri
- Üyelerin Yetkilileri , Temsilcileri , Ortakları ve Hizmet Aldıkları Mali Müşavirler
- Oda Üyeleri
- Oda Tarafından tasdik edilen faturaların muhatabı
- Talep Başvuru ya da şikayette bulunan kişiler.
- Eğitmen ve Eğitime Katılan Kişiler
- Üye Olan Kooperatiflerden Gelen hazirun listelerinde yer alan kişiler
- Mesleki Yeterlilik Sınavına Giren Kişiler
- Yönetim ve Meclis Üyeleri
7. Kişisel Verilerin ve Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi:
7.1. Kişisel Verilerin İşlenmesi:
6698 Sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunu’nun Kişisel Verilerin işlenmesi hakkındaki düzenlemesine göre, “İlgili Kişinin Açık Rızası Bulunmadıkça Kişisel Verisi İşlenemez.” Ancak, aşağıdaki şartlardan birinin varlığı halinde kişisel veriler sahibinin rızası olmaksızın işlenebilir.
- Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi.
- Fiili İmkansızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması.
- Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgili Olması.
- Odanın Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi.
- İlgili Kişinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi.
- Bir Hakkın Tesisi veya Korunması İçin Veri İşlemenin Zorunlu Olması.
- İlgili Kişinin Temel Hak ve Özgürlüklerine Zarar Vermemek Kaydıyla Odamızın Meşru Menfaati İçin Veri İşlemenin Zorunlu Olması.
Özel nitelikli kişisel verilerin İlgili Kişinin açık rızası olmadan işlenebileceği istisnai durumlar işbu Politika’nın 7.2 ve 11.2 maddesinde belirtilmiştir.
7.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi:
Özel nitelikli kişisel verilerin (ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançları, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri) ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesi kanunen yasaktır. Sağlık ve cinsel hayat dışındaki kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilecektir. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurul ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebilecektir.
8. PAZAR TSO Tarafından Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler ve Aktarılma Amaçları
Kişisel veriler;
- Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları
- Yönetim Kurulu Üyeleri
Dışında hiç kimse ile paylaşılmamaktadır. Ancak yurt dışı eğitim , seminer , fuar vb. durumlarda prosedürleri yerine getirmek ve gerekli izinlerin alınması için yurt dışı ilgili kurum ve kuruluşlarla Çalışanlarımız ve üyelerimize ait bilgilerin paylaşımı yapılmaktadır.
Kişisel Verilerin Aktarılma Amaçları aşağıdaki şekildedir:
- Faaliyetlerin yürütülmesi,
- Sözleşme kapsamında ve hizmet standartları çerçevesinde müşterilere destek hizmeti sağlanması,
- Müşterilerin tercih ve ihtiyaçlarının tespit edilmesi ve verilen hizmetin bu kapsamda şekillendirilmesi, güncellenmesi,
- Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
- Pazar araştırmaları ve istatistiksel çalışmaların yapılabilmesi,
- İş başvurularının değerlendirilmesi,
- Şirket ile iş ilişkisinde bulanan kişiler ile irtibat sağlanması,
- Satıcı / tedarikçi ilişkilerinin yönetimi,
- Yasal raporlama ve faturalandırma işlemlerinin tamamlanması
8.1. Kişisel Verilerin Aktarılması:
8.1.1. Kişisel Verilerin Yurt İçine Aktarım Şartları:
PAZAR TSO tarafından kişisel verilerin aktarılması konusunda KVKK’da öngörülen ve KVK Kurulu tarafından alınan karar ve düzenlemelere uygun bir şekilde hareket edilmektedir.
Mevzuatta yer alan istisnai haller saklı kalmak kaydıyla, kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler İlgili Kişinin açık rızası olmadan başka gerçek kişilere veya tüzel kişilere PAZAR TSO tarafından aktarılmaz.
KVKK ve sair mevzuatın öngördüğü istisnai hallerde İlgili Kişinin açık rızasına gerek kalmaksızın kişisel veriler mevzuatta öngörülen şekilde ve sınırlarla bağlı olarak yetkili kılınan idari/adli kurum veya kuruluşlar ile özel hukuk kişilerine aktarılabilir.
8.1.2. Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarım Şartları:
Kişisel verileri kural olarak İlgili Kişi’nin açık rızası olmadan yurt dışına aktarılmaz.
Ancak istisnai hallerden birinin var olduğu durumlarda yurt dışında bulunan üçüncü kişilerin:
- KVK Kurulu’nun ilan ettiği yeterli korumanın olduğu ülkelerde bulunması;
- Yeterli korumanın olmadığı ülkelerde yer alması halinde Türkiye’de ve söz konusu yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve KVK Kurulu’nun izninin bulunması hallerinde açık rıza olmadan, kişisel veriler yurt dışına aktarılabilir.
8.1.2.1. Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kurum ve Kuruluşlar:
Kişisel veriler;
- Hukuken Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşlarına,
8.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması:
8.2.1. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Yurt İçine Aktarım Şartları:
PAZAR TSO, hukuka uygun olarak elde etmiş olduğu Özel nitelikli kişisel verileri, veri işleme amaçları doğrultusunda, gerekli idari ve teknik tedbirleri alarak, İlgili Kişinin Özel Nitelikli Kişisel Verilerini üçüncü kişilere aktarabilmektedir. PAZAR TSO, bu doğrultuda, Özel Nitelikli Kişisel Verileri, yukarıdaki bölümde belirtilen işleme şartlarından ve aşağıda yer alan şartlardan birinin varlığı halinde üçüncü kişilere aktarabilecektir.
Ayrıca, mevzuatın öngördüğü istisnai haller ile KVK Kurulu’nun ve ilgili mevzuatın öngördüğü tedbirlerin alınması ile birlikte İlgili Kişinin sağlığı ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlara, Açık rızaya gerek kalmaksızın aktarılabilir.
8.2.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarım Şartları:
PAZAR TSO, gerekli özeni göstererek, gerekli idari ve teknik tedbirleri ve Kurul tarafından gerekli görülen önlemleri alarak, meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, İlgili Kişinin Özel Nitelikli Kişisel Verilerini aşağıdaki durumlarda yeterli korumaya sahip veya yeterli korumayı taahhüt eden veri sorumlusunun bulunduğu yabancı ülkeye aktarabilecektir. Ancak bu durum İstisna olmakla birlikte VERBİS KVKK bildiriminde ayrıca Yurtdışına aktarım yapılmayacağına dair PAZAR TSO tarafından bildirim yapılmıştır.
- İlgili Kişinin açık rızası bulunuyorsa gösterilen rızaya istinaden,
- İlgili Kişinin açık rızası bulunmuyorsa,
- İlgili Kişinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri (ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir), kanunlarda öngörülen hallerde,
- İlgili Kişinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesi kapsamında, Özel Nitelikli Kişisel Veriler, yurtdışına aktarılabilecektir.
9. Oda ve Kurumsal İnternet Sitesi Ziyaretçilerine İlişkin Veri İşleme Faaliyetleri
9.1. Odamızda Yürütülen Kamera İle İzleme Faaliyetleri
- Kişisel verilerin korunması hukukuna uygun şekilde odamızın, çalışanların, ziyaretçilerin ve müşterilerin güvenliğinin sağlanabilmesi amacıyla ve bu amaçla sınırlı olarak güvenlik kamerası ile izleme faaliyeti yürütülmesi.
- Kişisel verilerin korunması hukukuna uygun şekilde odamızın, çalışanların, ziyaretçilerin ve müşterilerin güvenliğinin sağlanabilmesi amacıyla ve bu amaçla sınırlı olarak güvenlik kamerası ile izleme faaliyeti yürütülmesi.
- Kamera ile izleme faaliyetinin duyurulması,
- Elde edilen verilerin güvenliğinin sağlanması,
- Kamera ile izleme faaliyeti ile elde edilen kişisel verilerin muhafaza süresi,
- İzleme sonucunda elde edilen bilgilere kimlerin erişebildiği ve bu bilgilerin kimlere aktarıldığı, şeklindeki bilgiler KVK Kurulu’nun resmi internet sitesinde ilan etmiş olduğu şekilde “katmanlı” olarak aydınlatma metinlerine eklenmiştir. Kamera sistemlerinin bulunduğu tüm yerlere tablolar halinde Katmanlı Kamera Aydınlatma Metinleri asılmıştır.
9.2. Odamız Misafir Giriş Çıkış Kayıtlarının Takibi
Odamız tarafından güvenliğin sağlanması amacı ve bu Politikada belirtilen diğer amaçlarla, odamız içerisinde kalınan süre boyunca talep eden ziyaretçilere internet erişimi sunulmamaktadır.
9.3. İş Yerinde Ziyaretçilere, Misafirlere Sağlanan İnternet Erişimlerine İlişkin Kayıtların Saklanması:
Oda tarafından güvenliğin sağlanması amacı ve bu Politikada belirtilen diğer amaçlarla, iş yeri içerisinde kalınan süre boyunca talep eden internet erişimi sunulmamaktadır , bu yüzden herhangi bir saklama hizmeti de verilmemektedir.
9.4. İnternet Sitesi Ziyaretçileri:
Çerez kayıtları, PAZAR TSO resmi internet sitesinin işleyiş biçimini ve kullanımını geliştirmeye yönelik olarak kullanılmaktadır. Oda resmi internet sitesinde geçirilen vaktin daha verimli ve keyifli hale getirilmesi amaçlanmaktadır. Bunların yanında, internet sitesinde yapılan tercihlerin hatırlanmasına yönelik bazı çerezlerden yararlanılmakta ve bu sayede kullanıcılara geliştirilmiş ve kişiselleştirilmiş bir deneyim sağlanmaktadır. İnternet sitesinde yer alan çerezler üzerinden kişisel veriler toplanmakta, toplanan veriler işlenmekte, aktarılmakta ve saklanabilmektedir. İnternet sitesinde kullanılan çerezlere ilişkin detaylı bilgi için resmi internet sitesinde “www.pazartso.org.tr/kvkk ” yer alan “PAZAR TSO Çerez Aydınlatma Metnini” inceleyebilirsiniz.
10. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi Şartları:
Türk Ceza Kanunu’nun 138. maddesi, KVK Kanunu’nun 7. maddesi ve “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi Hakkında Yönetmelik” uyarınca, ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde PAZAR TSO ‘nın kendi kararına istinaden veya ilgili kişinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. PAZAR TSO bu konuda yönetmelik hükümlerine göre bir politika oluşturmuş olup, bu politika uyarınca verinin niteliğine göre imha işlemi yapılmaktadır
10.1. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi Yükümlülüğü:
KVKK’nın 5 inci ve 6. maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel verilerin veri sorumlusu tarafından resen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesi gerekir. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesinde Kanunun 4. maddesindeki genel ilkeler ile 12 . maddesi kapsamında alınması gereken teknik ve idari tedbirlere, ilgili mevzuat hükümlerine, Kurul kararlarına ve kişisel veri saklama ve imha politikasına uygun hareket edilmesi zorunludur. Veri sorumlusu, kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesi işlemiyle ilgili uyguladığı yöntemleri ilgili politika ve prosedürlerinde açıklamakla yükümlüdür. Yukarıda belirtilen Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’in 7. maddesi uyarınca PAZAR TSO tarafından ayrıca PAZAR TSO Saklama ve İmha Politikası oluşturulmuştur.
10.2. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi Teknikleri:
10.2.1. Kişisel Verilerin Silinmesi ve Yok Edilmesi Teknikleri:
- Fiziksel Olarak Yok Etme (Physical Destruction)
- Yazılımdan Güvenli Olarak Silme (Secure Deletion Software)
- Uzman Tarafından Güvenli Olarak Silme (Sending to a Specialist for Secure Deletion)
10.2.2. Kişisel Verilerin Anonimleştirilmesi Teknikleri:
• Maskeleme (Masking): Veri maskeleme ile kişisel verinin temel belirleyici bilgisini veri seti içerisinden çıkartılarak kişisel verinin anonim hale getirilmesi yöntemidir.
• Kayıtları Çıkartma: Kayıttan çıkarma yönteminde veriler arasında tekillik ihtiva eden veri satırı kayıtlar arasından çıkarılarak saklanan veriler anonim hale getirilmektedir.
11. İlgili Kişinin Hakları; Bu Hakların Kullanılması ve Değerlendirilmesi:
11.1. İlgili Kişinin Hakları ve Bu Hakların Kullanılması:
1. İlgili Kişinin Hakları:
Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında, PAZAR TSO tarafından İlgili Kişi bilgilendirilmekte ve bu bilgilendirmeye ilişkin sistem ve altyapılar kurulmaktadır. İlgili Kişinin kişisel verilerine ilişkin haklarını kullanması için gerekli olan teknik ve idari düzenlemeler PAZAR TSO tarafından yapılmaktadır.
İlgili Kişi kişisel verileri üzerinde;
- Kişisel verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel veriler işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
- Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Yukarıda bahsedilen düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhe bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir.
2. İlgili Kişinin Başvuru Usulü:
Başvuru Yöntemi ve Formu
İlgili kişi, yukarıda sayılan haklarına ilişkin taleplerini Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de öngörülen başvuru usullerine uygun olarak PAZAR TİCARET VE SANAYİ ODASI ’na başvurabilir.
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 11. Maddesinde sayılan haklar kapsamındaki talepler, KVKK’nın 13. Maddesi ile Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’in 5. Maddesi gereğince, www.pazartso.org.tr/kvkk adresindeki formun doldurulması suretiyle aşağıda açıklanan yöntemlerden biri ile başvurulabilecektir.
Odamıza iletilen başvurular, KVKK’nın 13/2 maddesi gereğince, talebin niteliğine göre, talebin odamıza ulaştığı tarihten itibaren 30 gün içinde cevaplandırılacaktır. Başvuruya ilişkin cevaplar, KVKK’nın 13. Maddesi gereğince, yazılı ve elektronik ortamdan başvuru sahibine ulaştırılacaktır.
| |
Başvuru Yöntemi
|
Başvuru Yapılacak Adres
|
Başvuruda Yer Alması Gereken Bilgi
|
|
1. Yazılı Olarak Başvuru
|
Islak imzalı şahsen başvuru veya noter vasıtasıyla
|
Prof Dr Mehmet Haberal Caddesi No: 39 Pazar -RİZE
|
Zarfın/tebligatın üzerine “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılacaktır.
|
|
2. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresi ile
|
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresi ile
|
pazartso@hs01.kep.tr
|
E-postanın konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazılacaktır.
|
|
3. Oda Sisteminde Bulunan Elektronik Posta Adresi ile Başvuru
|
PAZAR TSO sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresi kullanılmak suretiyle
|
pazartso@tobb.org.tr
|
E-postanın konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazılacaktır.
|
|
|
|
|
|
Talebin kabul edilmesi ya da gerekçesinin açıklanarak reddedilmesi halinde cevap, talep sahibine elektronik ortamda ya da yazılı olarak bildirilecektir. Başvuruda yer alan talebin kabul edilmesi halinde odamız gecikmeksizin gereği yapılacaktır.
Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ Md. 7
Ücret: Başvuruya yazılı olarak cevap verilmesi durumunda, 10 sayfaya kadar ücret alınmayacak olup 10 sayfanın üzerindeki her sayfa için 5 Türk Lirası işlem ücreti alınabilecektir. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde ise kayıt ortamının maliyeti tutarında bir ücret talep edilebilecektir.
3. İlgili Kişinin Kişisel Verilerin Korunması Kurulu’na Şikayette Bulunma Hakkı:
Başvurunun reddedilmesi, başvuruya verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hallerinde; başvuru sahibinin cevabı öğrendiği tarihten itibaren 30 (otuz) gün ve her halde başvuru tarihinden itibaren 60 (altmış) gün içerisinde KVK Kurulu’na şikayette bulunma hakkı bulunmaktadır.
11.2. İlgili Kişinin Haklarını İleri Süremeyeceği Haller:
KVKK’nın 28/2 hükmü uyarınca, aşağıdaki hallerde zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç olmak üzere, ilgili kişilerin Kanun’un 11. maddesinde belirtilen haklardan yararlanmaları mümkün olmayacaktır;
- Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,
- İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
12. İhlal Durumu İle Karşılaşılması Halinde Yapılacaklar:
PAZAR TSO tarafından alınan tüm teknik ve idari tedbirlere karşın bir ihlal durumu ortaya çıkarsa ihlalin öğrenilmesinden itibaren irtibat kişisi vasıtasıyla KVK Kurumu’na derhal (en geç 72 saat içerisinde) bildirim yapılacaktır. Aynı hassasiyet ihlalden etkilenebilecek ilgili kişilere de gösterilecektir. İhlal durumu ilgili kişiye açık ve sade bir dille bildirim şeklinde yapılacaktır. Bu bildirimde;
- İhlalinin ne zaman gerçekleştiği,
- Kişisel veri kategorileri bazında (kişisel veri / özel nitelikli kişisel veri ayrımı yapılarak) hangi kişisel verilerin ihlalden etkilendiği,
- Kişisel veri ihlalinin olası sonuçları,
- Veri ihlalinin olumsuz etkilerinin azaltılması için alınan veya alınması önerilen tedbirler,
- İlgili kişilerin veri ihlali ile ilgili bilgi almalarını sağlayacak irtibat kişilerinin isim ve iletişim detayları yer alacaktır.
13. PAZAR TSO Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası Yönetim Yapısı:
PAZAR TSO bünyesinde işbu Politika ve bu Politika’ya bağlı ve ilişkili diğer politikaları yönetmek üzere KVK Komitesi, PAZAR TSO tarafından görevlendirilmiştir.
Bu Komite’nin kişisel verilerin korunması ile ilgili görevleri aşağıda belirtilmektedir:
- Kişisel verilerin korunması ve işlenmesi ile ilgili temel politikaları ve gerektiğinde değişiklikleri hazırlamak ve yürürlüğe koymak ve Müdürler Kurulu’nun onayına sunmak,
- Kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin politikaların uygulanmasının ve denetiminin ne şekilde yerine getirileceğine karar vermek ve bu çerçevede oda içi görevlendirmede bulunulması ve koordinasyonun sağlanması hususlarını Müdürler Kurulu’nun onayına sunmak,
- KVK Kanunu ve ilgili mevzuata uyumun sağlanması için yapılması gereken hususları tespit etmek ve Müdürler Kurulu’nun onayına sunmak, uygulanmasını gözetmek ve koordinasyonunu sağlamak,
- Kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda Oda içerisinde ve Odanın iş birliği içerisinde olduğu kurumlar nezdinde farkındalığı arttırmak,
- PAZAR TSO ’nın kişisel veri işleme faaliyetlerinde oluşabilecek riskleri tespit ederek gerekli önlemlerin alınmasını temin etmek, iyileştirme önerilerini Müdürler Kurulu’nun onayına sunmak,
- Kişisel verilerin korunması ve politikaların uygulanması ve yayılımı konusunda, ilgili kişilerin kişisel veri işleme faaliyetleri ve kanuni hakları konusunda bilgilendirilmelerinin sağlanması yönünde eğitimler düzenlenmesini sağlamak,
- İlgili kişilerin başvurularını karara bağlamak,
- Kişisel verilerin korunması konusundaki gelişmeleri ve düzenlemeleri takip etmek, bu gelişmelere ve düzenlemelere uygun olarak oda içinde yapılması gerekenler konusundaki önlemleri almak,
- KVK Kurulu ve Kurumu ile olan ilişkileri yürütmek,
- Odamız Yönetim Kurulu’nun kişisel verilerin korunması konusunda vereceği diğer görevleri icra etmek.
